10 важных привычек хорошего менеджера проектов

10 важных привычек хорошего менеджера проектов

Лилия Золоторева, Project manager в Ozon
Мнения 19.08.2017
1056

Лилия Золоторева, менеджер проектов в компании Ozon, рассказала редакции Tipler о 10 важных привычках для руководителя проектов.

Почему некоторые руководители проектов всегда приносят свои проекты вовремя, в рамках выделенного бюджета и с удовлетворенными клиентами.

Давайте рассмотрим 10 привычек, которыми обладают очень успешные менеджеры проектов.

Я часто вижу, как эти привычки упоминаются снова и снова в оценках производительности и в обзорах результативно законченных проектов, где благодарные клиенты, команда или спонсоры предлагают обратную связь менеджеру проекта.

Вам совсем не обязательно иметь 10-летний опыт, чтобы каждый раз быть достойным менеджером с отличными результатами о проделанной работе. Изменяя свои привычки и улучшая свои навыки, Вы сможете значительно улучшить шансы Вашего проекта на успех (а также дать себе меньше стрессового времени на работе).

Порядок выполнения этих «волшебных» привычек совершенно не важен, кроме номера 10. Давайте, их перечислим!

1. Работа с правильно организованной командой

Самые эффективные и профессиональные руководители проектов знают о возможностях всех своих членов команды. Это означает, что они всегда могут грамотно распределить посильную работу для каждого специалиста компании.

Использование неправильного ресурса сотрудника в поставленной задаче может привести к тому, что это займет больше времени или будет сделано недостаточно качественно. Это действительно важно, знать о сильных и слабых сторонах людей, работающих с Вами, чтобы Вы могли наилучшим образом распределить рабочие ресурсы своей компании на выполнение всего проекта.

2. Управление проектами

Время от времени, в процессе реализации проекта, можно столкнуться с различными проблемами. Успешные руководители никогда не позволяют себе волноваться.

Они знают, что по ходу выполнения самых солидных и уникальных объемов работ всегда будут возникать какие-либо сложности, ошибки и внесение технических корректировок, и хороший менеджер всегда готов решить любую проблему по мере её возникновения. Он знает процесс управления проблемами!

Этому, возможно, очень просто научиться. Как только Вы будете способны выявлять большинство проблем при реализации проекта с оптимизмом, Вы обнаружите, что управление проблемами становится легкой привычкой и является обычной рутиной. Выделите необходимое время, чтобы пройтись в начале рабочего дня по списку поставленных задач по корректировке, и, вскоре, Вы обнаружите, что легко научились справляться с проблемами.

3. Управление изменениями

Всегда сложно управлять глобальными изменениями, которые необходимо внести на уже распределенный по всем специалистам компании объем задач. Нарушается ранее расписанное детальное техническое задание, и создается совершенно новая работа, требующая существенных изменений и формирования целого списка новых задач для каждого члена команды.

Успешные менеджеры проектов должны уметь заранее предусмотреть вероятный процесс управления изменениями. Если этот процесс представить в виде схемы определенных шагов, то при возникновении необходимости внесения глобальных изменений в рабочий план, действия для осуществления такого процесса входят в привычку, благодаря структурированности. Допустим, например, следующую схему процесса управления изменениями, которая будет выглядеть так:

  • 1.Получение информации об изменении;
  • 2.Общая оценка изменений;
  • 3.Оценка необходимого времени для выполнения изменений;
  • 4.Подготовка отчета о необходимости внесения данных изменений;
  • 5.Предложение поэтапной схемы необходимых действий.

Далее, можно принимать решение совместно с руководством о дальнейших действиях и быть готовым согласовать это с клиентом.

Примечание. Вы можете одобрить некоторые небольшие изменения самостоятельно, если они находятся на уровне полномочий.

Успешные руководители проектов знают, что справляться с изменениями является частью работы, и у них есть план по их устранению по мере их возникновения.

4. Управление затратами проекта

Грамотное управление финансами должно быть обязательной привычкой у профессионального менеджера, потому что, если Вы не контролируете расходы, то можете обнаружить, что объем работы уже давно превышает выделенный бюджет и выполнить проект качественно не получиться.

Вы не сможете управлять расходами проекта, пока у Вас не будет точного детального плана о том, сколько Вы собираетесь потратить на каждый этап работы по нему. Для отслеживания бюджетов можно использовать удобную для Вас crm систему.

5. Построение команды

Для успешной реализации проекта важно построить профессиональную команду, которая сможет эффективно работать друг с другом с полным доверием.

Важно разрешать все споры и разногласия в самом начале, чтобы избежать возможного конфликта в коллективе или полный распад команды.

6. Понимание общих процессов

Шестая привычка высокоэффективных менеджеров проектов заключается в том, что важно понимать основные процессы в сфере контроля.

Это означает, что они должны иметь компетентное представление о всех процедурах, процессах и официальной документации на каждом этапе работы. Они не теряют время, пытаясь разобраться и понять какие-либо основные процессы этой сферы. Наиболее грамотные руководители проектов никогда не вовлекаются в сам рабочий процесс. Они знают, как следует правильно следить за согласованной работой на всех этапах, и когда имеет смысл во время вмешаться. Они имеют представление, когда важно оптимизировать процесс работы, чтобы облегчить задачу для всех. Примером этого, может служить удаление бюрократии из небольшого проекта путем индивидуальной адаптации процессов.

7. Обновление расписания

Успешные менеджеры проектов регулярно работают с заранее продуманным и составленным расписанием, проверяя свои задачи на актуальность, а также формируют новые по ходу их поступления.

Есть много способов отслеживать прогресс Вашего проекта, но самое главное, чтобы Вы это делали! Если Вы, изо всех сил, пытаетесь сделать это своей привычкой, тогда возьмите за правило - работу с расписанием каждое утро. Делайте это в одно и то же время каждый день, тратя около 20 минут, чтобы сверить, где Вы находитесь сейчас и где Вам надо быть. Внесите необходимые изменения, сообщите команде и продолжайте работу над проектом.

Примечание. Если изменения в расписании влияют на дату окончания проекта или дату поставки для основных этапов, сообщите Вашему руководству.

8. Управление рисками

Важно изначально оценить основные риски, связанные с проектом и регулярно сверяться с ними.

Недостаточно просто составить список рисков, важно регулярно анализировать их. Управление рисками должно быть одной из основных привычек по ведению проекта, потому что, если не следовать этим привычкам, Вы можете обнаружить, что риски превращаются в проблемы.

Сделайте привычкой пересматривать свои риски с командой, вычеркивая те, которые больше не являются угрозой.

9. Контроль времени

Команды часто не склонны использовать расписание для контроля времени. Многие CRM имеют возможность отслеживания задач и подзадач на регулярной основе. Это может облегчить процесс переключения специалистов на новые задачи.

Независимо от того, отслеживаете ли Вы рабочий день каждого специалиста, важно контролировать время Вашего дня. Вы должны привыкнуть следить за тем, как Вы проводите время. Важно понимать, тратите ли Вы время на приоритетные задачи проекта или теряете время на ненужные задачи. Ежедневное расписание любого формата поможет сильно оптимизировать рабочий процесс.

10. Достижение хороших показателей

Наконец, самая важная привычка, которая делает менеджера проектов наиболее успешным, - это способность добиться хороших бизнес - показателей для своего клиента. Проект был разработан для достижения определенного результата, Вы этого добились. Отлично! Но, если Ваш Заказчик окажется недоволен тем, что его потенциальные клиенты не используют Ваш продукт и не хотят становиться его посетителями, тогда весь отработанный проект окажется пустой тратой времени.

Успешные менеджеры проектов всегда имеют представление, к каким бизнес-результатам, по окончанию работ над новым веб-сервисом, они стремятся. С самого начала, они точно знают, что важно для клиента, и как сделать действительно ценный продукт. Это будет гарантированным успех, потому что он был заложен с первых шагов.

Сделайте привычкой задавать своим клиентам вопросы касательно бизнес ожиданий от проекта, а также, каковы будут планы по его дальнейшему развитию. Очень важно, с самого первого разговора, определить, как видят успех проекта сами Заказчики.

Заключение

Прочитав данный список, скольких из этих привычек Вы придерживаетесь? Вероятно, здесь есть привычки, уже наработанные Вами и те, которые Вы планировали бы в себя заложить. Хорошей новостью является то, что создание новой привычки совсем нетрудно для поставившего для себя определенные цели и задачи человека.


Самые интересные статьи, обзоры и размышления — в рассылке!

Спасибо за заявку
Ожидайте нашего звонка.